Elk team heeft iemand wiens verzuimpatroon verdacht is. Elk verzuimbeleid wordt om die persoon heen ontworpen. Daarom is het meeste verzuimbeleid slecht.

De persoon voor wie u moet ontwerpen is niet de uitzondering. Het is de vader wiens kind waterpokken heeft, de collega die herstelt van een operatie, de persoon die een chronische aandoening zo goed beheerst dat u het nooit hebt gemerkt. Ontwerp voor hen en de uitzondering wordt toch opgevangen, want uitzonderingen tekenen zich scherp af tegen een goed gemeten basislijn.

Meet frequentie, niet duur

De reflex is verzuimdagen tellen. Dat is de verkeerde maat. Wie drie weken uitvalt met een gebroken been kost u drie weken vervanging, één keer, voorspelbaar. Wie elf keer per jaar één dag uitvalt zonder aankondiging, is operationeel veel verstorender en verschijnt als een kleiner getal.

Het gangbare instrument is de Bradford-factor: S² × D, waarbij S het aantal afzonderlijke verzuimperiodes is en D het totaal aantal dagen. Hij weegt versnippering bewust zwaar.

Eén verzuim van tien dagen geeft 10. Tien verzuimen van één dag geven 1.000.

Gebruik hem als aanleiding voor een gesprek, nooit als automatische grens voor maatregelen. De formule weet niet dat iemand vier losse ziekenhuisafspraken had, en beleid dat automatisch op een getal afgaat, gaat vroeg of laat af op iemand met een beperking. Dat is een discriminatiezaak, en geen close call.

Voer elke keer een terugkeergesprek

Na elk verzuim, hoe kort ook. Vijf minuten, informeel, geen gesprek met gevolgen.

Drie dingen die het oplevert:

  1. Het stelt vast of de persoon werkelijk weer inzetbaar is. Mensen komen uit schuldgevoel te vroeg terug, vaker dan zij uit gemak wegblijven.
  2. Het brengt oorzaken boven die u kunt verhelpen. Terugkerende rugklachten in een magazijnfunctie zijn geen ziekteprobleem, maar een ergonomieprobleem in een ziektejasje.
  3. Het is het effectiefste middel tegen gemakzuchtig verzuim - niet omdat het dreigend is, maar omdat het verzuim zichtbaar en persoonlijk maakt in plaats van een berichtje in het niets.

De consequentie weegt zwaarder dan de inhoud. Vindt het gesprek alleen plaats bij de mensen die u al verdenkt, dan is het een maatregelenproces vermomd als aandacht voor welzijn, en iedereen ziet dat.

Maak het melden triviaal eenvoudig

Een proces dat vereist dat je om 6:00 een leidinggevende belt die misschien niet opneemt, levert twee slechte uitkomsten op: mensen die te laat melden, en mensen die ziek komen omdat melden moeilijker was dan komen.

Eén kanaal, altijd beschikbaar, dat aankomt bij wie dienst heeft. Leg het tijdstip van de melding vast. Die vastlegging beschermt de medewerker minstens zo vaak als u.

Scheid de drie oorzaken voordat u reageert

Ongeplande uitval heeft drie vrij verschillende wortels, en die vragen verschillende reacties:

Echte kortdurende ziekte. Niets te managen. Regel vervanging, heet iemand welkom terug, ga door. Dit als prestatiekwestie behandelen is de manier om een team te bouwen dat met buikgriep komt werken.

Een patroon met een oorzaak buiten het werk. Zorgtaken, een aandoening, vervoer, een tweede baan. De reactie is een gesprek over aanpassingen: een ander dienstpatroon, een latere start, het formaliseren van de flexibiliteit die informeel al bestaat. Hier zit het grootste deel van het zogenoemde probleemverzuim, en het is meestal oplosbaar.

Een patroon met een oorzaak binnen het werk. Verzuim dat zich concentreert op bepaalde diensten, bepaalde taken, of na de aanwezigheid van bepaalde collega's in het rooster, is geen verzuimprobleem. Het is een signaal, en het wijst iets aan. Kijk voordat u sanctioneert.

Pas nadat alle drie zijn uitgesloten is het een gedragskwestie - en dan hebt u een dossier waaruit blijkt dat u goed hebt gekeken, en dat is precies wat u nodig hebt als het formeel wordt.

Kijk naar de seizoensvorm

Verzuim heeft een vorm. Het stijgt in de winter, springt na lange weekenden, en klontert rond de schoolvakanties. Uw eigen patroon kennen betekent vervanging plannen in plaats van erachteraan rennen.

Hebt u twaalf maanden gegevens, bekijk verzuim dan per week van het jaar. De meeste bedrijven vinden twee of drie voorspelbare pieken die zij elk jaar voor pech hebben aangezien.

Hoe goed eruitziet

  • Elk verzuim op dezelfde manier vastgelegd, via hetzelfde kanaal, met tijdstip.
  • Elke terugkeer gevolgd door een kort gesprek.
  • Frequentie gemeten en maandelijks bekeken, met grenzen die gesprekken starten en geen procedures.
  • Aanpassingen aangeboden voordat gedrag ter discussie staat.
  • Vervanging gepland op de seizoensvorm in plaats van geïmproviseerd.

Niets daarvan is zacht. Zo ziet een verdedigbare verzuimaanpak eruit - en toevallig is het ook de versie die mensen houdt die anders waren vertrokken.