O fator de Bradford é uma pequena conta que transforma o historial de ausências de uma pessoa num único número:

B = S² × D

em que S é o número de ausências distintas e D o total de dias perdidos.

O quadrado é toda a ideia. Dez ausências distintas de um dia dão 10² × 10 = 1.000. Uma ausência de dez dias dá 1² × 10 = 10. Os mesmos dias perdidos, uma diferença de cem vezes.

A parte que está certa

A premissa é operacionalmente sólida, e quem faz escalas reconhece-a de imediato.

Uma pessoa ausente duas semanas é um problema de planeamento. Sabe-o à segunda, organiza a substituição, segue em frente. Dez dias isolados espalhados por um trimestre, cada um anunciado às 6:00, são dez emergências. Cada uma custa a manhã de um responsável, uma ronda de telefonemas, um favor, e muitas vezes trabalho suplementar de última hora - e é pago por quem apareceu, num turno que não escolheu.

Um indicador que pondera mais a frequência do que a duração está, portanto, a medir algo real. O total de dias perdidos, o número que a maioria das organizações efetivamente reporta, trata esses dois casos como idênticos quando não se parecem em nada.

A parte que corre mal

A fórmula não tem ideia do que está a contar. Dez dias isolados podem ser:

  • Dez doenças ligeiras distintas
  • Uma doença crónica que se agudiza
  • Uma deficiência
  • Enxaquecas
  • Um tratamento de fertilidade
  • Um filho que a escola manda para casa repetidamente
  • Violência doméstica
  • Dez ressacas

A pontuação é idêntica em todos os casos. A resposta correta é diferente em cada um, e em vários deles uma sanção acionada por um limiar seria errada e, em quase todos os ordenamentos europeus, juridicamente arriscada: a ausência ligada a deficiência ou gravidez tem tratamento diferente, e aplicar uma pontuação de aparência neutra sem a ajustar é uma forma conhecida de acabar numa ação por discriminação. Procure aconselhamento no seu ordenamento antes de qualquer política sua ligar uma consequência automática a um número.

Há também uma falha mais silenciosa. Uma pontuação que as pessoas compreendem é uma pontuação que as pessoas gerem. Assim que a equipa sabe que o que conta é a frequência, a resposta racional a sentir-se mal numa terça é tirar o resto da semana em vez de um dia - o que aumenta o total de dias perdidos, prejudica a pessoa, e não melhora a imagem de ninguém. Ou aparecem doentes, o que nos cuidados, no manuseamento de alimentos e em qualquer função com público é consideravelmente pior do que a ausência que evitou.

Como usá-lo sem causar danos

Como motivo para uma conversa, nunca para uma consequência. A única função legítima do número é dizer-lhe onde olhar. O que encontra ao olhar é a informação verdadeira.

Exclua o que tem de ser excluído, antes da conta. As ausências ligadas a deficiência, gravidez, acidente de trabalho, luto e qualquer licença legal não devem entrar no cálculo. Se o seu sistema não consegue categorizar ausências, não consegue fazer isto, e não deveria estar a produzir pontuações.

Publique os limiares e o que acontece em cada um - e faça com que o que acontece no primeiro seja apoio e não sanção. Um limiar que significa «o seu responsável vai perguntar como está» comporta-se de forma muito diferente de um que significa «primeira advertência», incluindo no efeito sobre a honestidade das comunicações.

Olhe para a pontuação da equipa, não só das pessoas. Um departamento em que várias pessoas atingem o limiar está a dizer-lhe algo sobre o departamento - padrão de turnos, carga, um responsável, uma tarefa física - e nenhuma conversa individual o vai encontrar.

O ponto que quase todos deixam passar

Pergunte por que é que uma ausência de última hora é caro e a resposta não é realmente a hora que falta. É que não conseguiu cobri-la.

Duas operações com taxas de ausência idênticas podem ter custos completamente diferentes dependendo de existir ou não alguém com formação, disponível e contactável para tapar o buraco. Uma paga um acréscimo a uma empresa de trabalho temporário às 7:00; a outra desloca um turno e segue.

Uma parte significativa do que é gerido como problema de absentismo é, portanto, na verdade um problema de cobertura, e a cobertura responde a coisas que controla:

  • Quantas pessoas conseguem desempenhar cada função, em vez do mínimo que basta num dia bom
  • Se sabe quem está disponível antes de começar a telefonar
  • Se as trocas e os turnos extra podem ser propostos a todo o grupo elegível de uma vez em vez de um a um
  • Se o buraco é visível cedo o suficiente para ser tapado a baixo custo

Nada disso aparece numa pontuação de Bradford, e tudo isso move o número que importa.

Se o mantiver

Não é uma má ferramenta. É uma má política. Mantenha a aritmética como um sinal entre vários, coloque-a ao lado da entrevista de regresso e não em vez dela, e recorde que foi concebida para descrever a perturbação de uma operação - não para caracterizar uma pessoa.