Duas semanas em agosto. A quinzena do Natal. A semana de férias de fevereiro. Qualquer que seja a ponta na sua operação, os pedidos chegam juntos, e numa operação que não pode fechar vai dizer não a alguém.

A parte incómoda é que a maioria das organizações não tem método para isto. Tem uma caixa de entrada por ordem de chegada, o que é de facto um método - só que não foi escolhido por ninguém, e favorece sistematicamente os organizados, os confiantes, e quem tem um companheiro que resolveu as férias em janeiro.

A restrição não é o número de pessoas

O reflexo é impor um teto: não mais de três pessoas ausentes por semana e por departamento.

É melhor do que nada e normalmente está errado, porque conta corpos quando a escala precisa de capacidades. Três ausentes não são problema, exceto se dois deles forem os seus únicos responsáveis de chaves, ou a sua única enfermeira para aquele turno, ou os dois únicos com carta de empilhador na noite.

O teto tem, portanto, de derivar da cobertura e não de uma percentagem:

  • Que funções têm de estar presentes em cada turno, aconteça o que acontecer
  • Quantas pessoas conseguem hoje desempenhar cada uma dessas funções
  • O que sobra, semana a semana, como realmente concedível

Faça isto uma vez e o número sai por si. De forma fiável, também lhe diz algo que não queria saber sobre a finura da sua cobertura - um problema distinto e mais importante.

Escolha um método, e diga qual

Todos os métodos são injustos em alguma direção. A questão é escolher a injustiça de propósito e publicá-la, porque uma regra não dita é vivida como favorecimento, seja ou não.

Quem chega primeiro. Simples, transparente, em abstrato parece justo. Na prática premeia quem marca mais cedo, o que se correlaciona com confiança, antiguidade e não ter de coordenar com o empregador de um companheiro. Também produz uma corrida no momento em que a janela abre.

Rotação. Quem ficou de fora no ano passado tem prioridade este ano. A mais justa ao longo de uma carreira, e a única que sobrevive intacta à conversa «tu tiveste o Natal no ano passado». Exige que tenha registado o resultado, e é essa a razão por que a maioria não a usa.

Antiguidade. Previsível e fácil de administrar. Desmotivante para os novos, e num setor com muita rotatividade significa que os últimos a entrar - os que têm mais probabilidade de sair - ficam com o pior.

Sorteio. Todos entregam até um prazo, as semanas disputadas são sorteadas. Parece arbitrário e é genuinamente imparcial, e elimina a corrida por completo. Funciona melhor do que se espera combinado com a rotação como critério de desempate.

Dividir a ponta. Ninguém leva a quinzena inteira; todos levam uma semana dela. Impopular de anunciar, e muitas vezes a única resposta honesta quando a procura é alta e a cobertura é fina.

A maioria dos esquemas viáveis é uma combinação: uma janela com prazo, um teto derivado da cobertura, e a rotação como desempate.

A mecânica que o faz funcionar

Abra uma janela e decida tudo de uma vez. Esta única mudança retira a maior parte do ressentimento. Os pedidos são recolhidos até um prazo e depois decididos em conjunto contra o teto. Ninguém é penalizado por estar a trabalhar quando o email saiu.

Publique as regras antes de a janela abrir, incluindo o teto, o desempate e a data em que vai responder.

Responda a todos no mesmo dia. Ir soltando aprovações significa que quem recebe um não é o último a saber, e sabe por dedução.

Registe o resultado, não só as férias. Quem pediu, a quem foi recusado, e para que semana. Sem isso, a rotação no próximo ano é impossível e vai rediscutir o verão passado de memória.

Decida o transporte de férias ao mesmo tempo. Se as pessoas não podem gozar férias na ponta, gozam-nas mais tarde - e se as suas regras dificultarem isso, tem a corrida de dezembro em que metade da equipa tem uma semana pendente e a escala não a consegue absorver.

As realidades por setor

Hotelaria e logística têm a versão mais cruel, porque a procura tem ponta precisamente quando as pessoas mais querem estar de férias. É aqui que dividir a ponta e ser explícito cedo mais conta, e aqui que o pessoal sazonal ajuda de verdade.

Saúde e cuidados não tem ponta da mesma maneira, mas não pode descer abaixo da dotação necessária num único turno, pelo que a restrição é dura em vez de sazonal. A rotação encaixa particularmente bem aqui, porque as equipas são estáveis o suficiente para ser sentida como justa.

Retalho tem ponta no Natal, o que colide com o fim do ano de férias em muitos contratos. Vale a pena verificar se o seu ano de férias o ajuda ou cria o problema.

Em quem prestar atenção

Na pessoa que nunca pede férias na ponta. Lê-se como flexibilidade e normalmente é uma de três coisas: alguém que desistiu de pedir, alguém que não se pode dar ao luxo de ir a nenhum lado, ou alguém cuja ausência revelaria que mais ninguém sabe fazer o seu trabalho.

As três merecem uma conversa, e a terceira é um risco que deveria estar a gerir ativamente em vez de nele se apoiar em silêncio.