Sehr wenige Menschen haben etwas dagegen, ein Nein zu hören. Sie haben etwas dagegen, es nach drei Wochen Schweigen zu hören, mit Gründen, die anders aussehen als die Gründe bei der Person, die vorher gefragt hat.

Eine Urlaubsregelung ist ein Entscheidungsverfahren. Ist das Verfahren klar, veröffentlicht und einheitlich angewendet, können Sie den ganzen Sommer über Anträge ablehnen, ohne eine einzige Beschwerde zu erzeugen. Ist es das nicht, erzeugen Sie Beschwerden selbst dann, wenn Sie alles genehmigen.

Das gehört in eine Regelung, die trägt.

1. Der Anspruch, in einer Einheit, die Menschen kennen

Tage oder Stunden - entscheiden Sie sich für eines und bleiben Sie dabei. Für alle mit wechselnden Schichten sind Stunden die ehrliche Einheit. Ein Urlaubs-„Tag" bei jemandem, der dienstags vier und samstags zehn Stunden arbeitet, bedeutet nichts, und die Unschärfe löst sich immer zugunsten des Arbeitgebers auf. Das fällt auf.

Nennen Sie den Anspruch, die Art des Aufbaus, die Grenze des Urlaubsjahres und was mit einem Restguthaben an dieser Grenze passiert. Nehmen Sie auf, wie Feiertage behandelt werden - das ist in Schichtbetrieben die mit Abstand häufigste Quelle von Missverständnissen.

2. Ankündigungsfristen, im Verhältnis zur Länge des Antrags

Ein pauschales „vier Wochen Vorlauf für jeden Urlaub" ist unbrauchbar. Ein einzelner Tag ist nicht dasselbe Planungsproblem wie zwei Wochen. Etwa so:

  • Ein bis zwei Tage: eine Woche Vorlauf
  • Drei bis fünf Tage: zwei Wochen
  • Mehr als eine Woche: vier Wochen
  • Hauptzeiten: eine feste, vorher veröffentlichte Frist

Es geht nicht um die konkreten Zahlen. Es geht darum, dass Menschen die Regel sehen und dagegen planen können.

3. Eine zugesagte Entscheidungsfrist

Das ist die Klausel, die die meisten Regelungen weglassen, und diejenige, die die meiste Reibung entfernt. Sagen Sie eine Bearbeitungszeit zu - 48 Stunden, fünf Arbeitstage, was realistisch ist - und halten Sie sie.

Der Wert der Frist liegt nicht in der Geschwindigkeit. Er liegt darin, dass die anfragende Person weiß, wann sie hört, und deshalb aufhört nachzufragen, aufhört zu spekulieren und aufhört, Kolleginnen zu fragen, ob die schon Bescheid bekommen haben.

4. Ausdrückliche Kapazitätsgrenzen

Sagen Sie, wie viele Personen gleichzeitig frei sein können, und bezogen worauf. Pro Standort ist meist zu grob - zwei Personen frei ist unproblematisch, außer beide sind die Einzigen, die eine bestimmte Sache können.

Die ehrliche Fassung ist eine Grenze je Funktion oder Qualifikation: eine Schichtleitung gleichzeitig; zwei Teammitglieder gleichzeitig; nie beide Ersthelfer. Das zu veröffentlichen verwandelt ein Nein aus einem persönlichen Urteil in Arithmetik, und die lässt sich viel leichter annehmen.

5. Eine Entscheidungsregel bei Gleichstand, aufgeschrieben, bevor sie gebraucht wird

Zwei Personen wollen dieselbe Woche. Sie brauchen eine Regel, und sie muss vor dem Konflikt existieren und nicht während seiner erfunden werden. Übliche Varianten:

  • Wer zuerst kommt. Einfach, transparent, und es belohnt die organisierteste Person - was Menschen mit weniger planbarem Leben still benachteiligt.
  • Rotation. Wer beim letzten Mal abgelehnt wurde, hat Vorrang. Über ein Jahr am fairsten, verlangt aber, dass Sie es festhalten.
  • Betriebszugehörigkeit. Vorhersehbar, leicht anzuwenden, und neue Beschäftigte bekommen nie den August.

Alle drei sind vertretbar. Nicht vertretbar ist, gar keine Regel zu haben, denn dann sieht jede Entscheidung nach Bevorzugung aus, ob sie es war oder nicht.

6. Was in Sperrzeiten gilt

Wenn es Wochen gibt, in denen niemand frei nehmen kann, sagen Sie das zu Beginn des Urlaubsjahres und nicht im Juni. Und seien Sie bei der Länge ehrlich: eine sechswöchige Sperre in einem Betrieb mit vier Wochen Anspruch ist ein ernsthafter Eingriff in das Leben von Menschen und sollte begründet und nicht bloß verkündet werden.

7. Der Saldo dort, wo die Person ihn sieht, der er gehört

Die Hälfte aller Urlaubsfragen lautet: Wie viel habe ich noch? Wenn die Antwort eine E-Mail an eine Führungskraft erfordert, haben Sie einen Prozess gebaut, der seine eigene Arbeit erzeugt.

Ein selbst einsehbarer Saldo nimmt das vollständig weg, und er nimmt auch die Überraschung zum Jahresende, wenn jemand feststellt, dass elf Tage in fünf Wochen unterzubringen sind.

Der Fehlermodus, gegen den zu entwerfen ist

Fast jeder Urlaubskonflikt läuft auf dieselbe Beschwerde hinaus: Die Regel schien sich zu ändern, je nachdem wer gefragt hat.

Manchmal hat sie das wirklich. Häufiger war die Regel einheitlich, aber unsichtbar, und Menschen haben sie aus den Ergebnissen rekonstruiert - und Ergebnisse sehen immer willkürlich aus, wenn man die Bedingung nicht sieht, die sie erzeugt hat.

Veröffentlichen Sie die Bedingung. Veröffentlichen Sie die Entscheidungsregel. Antworten Sie innerhalb der Frist, die Sie selbst gesetzt haben. Sie werden genauso viele Anträge ablehnen wie vorher und erheblich weniger davon hören.