Pergunte quanto custa uma hora e a maioria das pessoas diz o valor à hora. É o número do contrato, é o número da escala, e não é o que sai da empresa.

Chegar ao número real é um exercício de vinte minutos, e muda o aspeto de várias outras decisões.

Tudo o que está no número

Comece no valor bruto à hora e some:

Contribuições da entidade empregadora para a segurança social. Na Europa continental é a maior parcela acrescentada e varia enormemente por país e às vezes por tipo de contrato. Não é um arredondamento: é a rubrica que torna incomparáveis as referências europeias e americanas.

Férias pagas. As férias legais são horas que paga e das quais não recebe trabalho. Distribuídas pelo ano, são um acréscimo percentual direto sobre cada hora produtiva.

Feriados, pela mesma lógica, mais qualquer acréscimo que pague por os trabalhar.

Subsídio de doença, na medida em que o suporte.

Acréscimos - noite, fim de semana, turno partido, trabalho suplementar, disponibilidade. Não se aplicam a todas as horas, mas aplicam-se às horas de que normalmente tem falta, ou seja, exatamente no momento da decisão.

Tempo pago não produtivo. Integração e formação. Reuniões curtas. Passagem de turno. Deslocações entre locais quando são tempo de trabalho. Renovação de certificações obrigatórias. Tudo pago, nada disso produz diretamente.

Rotatividade, amortizada. Recrutamento, integração, a substituição paga durante a vaga, e o rendimento de quem está a aprender. Dividido pelas horas que essa pessoa vai realmente trabalhar, é um valor real por hora - e cresce quanto menos tempo ela ficar.

O multiplicador, e como obter o seu

O mais útil a calcular é a sua hora carregada:

custo anual total do trabalho ÷ horas produtivas

A armadilha é o denominador. Se dividir pelas horas pagas, vai subestimar, porque férias, doença, formação e passagem de turno são pagas e não produtivas. Divida pelas horas em que as pessoas estão realmente disponíveis para o trabalho, e o multiplicador diz a verdade.

Na maioria das operações europeias o resultado fica entre cerca de 1,3 e 1,6 vezes o valor bruto, e a amplitude entre os nossos mercados é grande. Vale a pena conhecer o seu próprio número em vez de uma média do setor, porque vai usá-lo constantemente assim que o tiver.

Porque as referências importadas estão erradas aqui

Existe muita literatura em inglês sobre manter os custos com pessoal abaixo de certa percentagem do volume de negócios. A maior parte nasce nos Estados Unidos ou no Reino Unido, e não se transfere.

O custo primário - pessoal mais custo das mercadorias - anda normalmente por 60 a 70% do volume de negócios nas referências britânicas e americanas, e por cerca de 65 a 76% na Europa continental. A diferença não é má gestão europeia. É que as contribuições da entidade empregadora estão dentro do número europeu e em grande medida fora do americano.

Um objetivo importado de um blogue operacional americano vai, portanto, parecer atingível, não o será, e levá-lo-á a concluir que a sua empresa está a falhar quando está a comportar-se normalmente para o seu mercado. Se usar uma referência, use uma calculada como você calcula.

Há uma segunda subtileza europeia que vale a pena dizer com clareza: o volume de negócios nestas razões deve ser sem IVA. Comparar um volume de negócios com IVA contra uma base de custos dá uma percentagem lisonjeira e inconsistente.

O que muda quando o conhece

O buraco das 7:00 encarece depressa. Um turno não preenchido coberto a valor acrescido, sobre uma hora carregada, pode custar quase o dobro do valor nominal. Isso reenquadra o que vale a pena gastar para evitar o buraco: profundidade de cobertura, uma bolsa própria de trabalhadores eventuais, antecedência suficiente para as pessoas não saírem.

Os turnos curtos deixam de parecer desperdício. Um turno de quatro horas sobre a ponta é muitas vezes mais barato do que a alternativa, e é a visão da hora carregada que o torna legível.

A formação deixa de parecer um centro de custos. A polivalência é tempo pago não produtivo, pelo que aparece como custo puro - até dar um preço à requisição de trabalho temporário e às férias impossíveis de aprovar que evita.

A retenção passa a ser uma rubrica defensável. A rotatividade amortizada por hora é o número que transforma «a antecedência importa» de um bom sentimento num argumento orçamental.

A versão semanal

Não tem de reconstruir isto todas as semanas. Calcule o multiplicador uma ou duas vezes por ano e depois use-o:

  • Custo total do trabalho da semana, contribuições incluídas
  • Volume de negócios da mesma semana, sem IVA
  • A percentagem, e a distância ao objetivo
  • A percentagem da semana anterior e a direção
  • Uma frase sobre por que se moveu

Cinco linhas. O que o multiplicador acrescenta é que a primeira linha passa a ser o custo real e não a folha salarial - que normalmente fica entre um quarto e a metade abaixo da verdade.