Recorrer a trabalho temporário não é um fracasso. Alguém dá baixa às 6:00, o turno tem de correr, e um telefonema resolve. É para isso que serve.

O problema é o que acontece quando a exceção se torna o método, e a razão por que isso se instala sem se notar é que só parte do custo está na fatura.

O que a fatura não inclui

A integração, em cada turno. Alguém que conhece o local tem de mostrar ao trabalhador temporário onde estão as coisas, como funciona o sistema, qual é a rotina. É tempo do seu pessoal efetivo, todas as vezes, e sai precisamente do turno que estava a tentar cobrir.

A curva de aprendizagem que nunca termina. Quem é habitual leva umas duas semanas a ficar realmente rápido. Um trabalhador temporário que aparece uma vez começa no fundo dessa curva e sai antes de a subir. Se voltar, recomeça bastante abaixo.

O acompanhamento. Mais verificações, mais perguntas, mais atenção do responsável de turno numa pessoa.

A continuidade perdida. Nos cuidados é uma medida de qualidade e não um custo mole: para uma utente, ver um rosto desconhecido nos cuidados de higiene é uma pior experiência e uma pior passagem clínica. Num armazém sai em erros. Num hotel sai nas coisas pequenas que ninguém escreveu.

O que o seu pessoal efetivo conclui. Vai descobrir o valor do trabalho temporário. Quando quem faz o mesmo turno ao lado recebe visivelmente mais, o efeito nas pessoas que está a tentar manter não é neutro, e não se resolve pedindo que não se fale do assunto.

Contando com isso, o trabalho temporário custa normalmente bastante mais do que o diferencial de valor sugere - e a diferença é maior precisamente onde mais o usa: turnos pouco conhecidos, à última hora.

A despesa com trabalho temporário é um indicador atrasado da qualidade da escala

É esta a leitura mais útil. Cada requisição existe porque existiu um buraco. O que há para governar não é, portanto, a despesa, mas os buracos.

Registe o motivo de cada requisição, em categorias que levem a lugares diferentes:

  • Vaga - um problema de recrutamento
  • Doença - um problema de ausência e cobertura
  • Férias aprovadas - um problema de planeamento, e o mais irritante, porque já sabia há meses
  • Ponta de procura - um problema de previsão
  • Falta de competência - um problema de profundidade: tinha as pessoas, não a capacidade

Quatro semanas disso transformam um único número alarmante em quatro problemas diferentes com quatro responsáveis diferentes. Na maioria das operações uma categoria domina, e raramente é a que se supõe. As requisições ligadas a férias em particular são frequentes e inteiramente evitáveis: esse buraco estava visível na escala antes mesmo de as férias serem aprovadas.

A armadilha estrutural

Passado certo ponto, o trabalho temporário deixa de ser uma resposta aos buracos e começa a criá-los.

Onde uma parcela grande das horas é externa, a continuidade cai, o pessoal efetivo carrega mais integração e mais acompanhamento, e o trabalho piora - o que alimenta a rotatividade que produz as vagas que exigem o trabalho temporário. Também torna o recrutamento de efetivos mais difícil de forma muito direta: se o valor do trabalho temporário é mais alto e os turnos são escolhidos, o argumento para um contrato efetivo tem de ser construído sobre algo que não seja dinheiro.

O limiar a partir do qual isto morde é mais baixo do que se pensa, e sente-se muito antes de aparecer num orçamento.

A opção intermédia subestimada

Entre «contrato efetivo» e «trabalho temporário» está uma bolsa própria - o seu grupo de trabalhadores eventuais ou flexíveis que conhecem os seus locais, já estão integrados, e não trazem margem de agência.

É a cobertura mais barata que pode comprar, e a maioria das operações gere uma mal, ou não tem nenhuma. O que faz uma funcionar:

Uma integração a sério, uma vez. São o seu pessoal. Dê-lhes formação como deve ser e são úteis desde o primeiro turno em vez do terceiro.

Acesso equitativo aos turnos. Os turnos livres são oferecidos a toda a bolsa elegível de uma vez, e não telefonados numa ordem que as pessoas notam e levam a mal. Esta única mudança faz mais pela fiabilidade de uma bolsa do que qualquer outra.

Uma expectativa clara nos dois sentidos. O que vai oferecer, o que vão aceitar, quanta antecedência cada um dá. A vagueza aqui é a razão por que estas bolsas degeneram numa lista de números a que ninguém responde.

Mantenha-os atualizados. Nos eventuais as certificações caducam e a familiaridade perde-se. Uma bolsa que não escala há quatro meses não é cobertura, é uma lista.

Reformados e quem regressa são os melhores membros que vai encontrar: conhecem o local, conhecem o trabalho, e muitas vezes querem exatamente as horas de que tem falta.

Por onde começar

Tome a despesa com trabalho temporário do último trimestre e divida-a por motivo. Depois tome a categoria maior e pergunte quanto teria custado evitá-la: um turno da bolsa própria, mais uma pessoa com formação, três semanas de antecedência na escala.

Na maioria das operações essa comparação não é renhida, e é a primeira vez que alguém põe os dois números lado a lado.